Web2Marketing-System bei Caritas Schweiz

Für Caritas Schweiz arbeiteten Ende 2013 280 Mitarbeitende in der Schweiz und 274 in Projektländern. Sie alle erstellen – häufig dezentral – verschiedene Projektdokumentationen wie beispielsweise Finanzierungsgesuche, Projektbeschriebe und Berichte. Dabei stellen sich folgende hauptsächliche Herausforderungen: die Einhaltung der Corporate-Design- sowie der inhaltlichen Vorgaben, die Übersicht über die vorhandenen Dokumente und der zeit- und ortsunabhängige Zugriff auf die Dokumente.

Stämpfli setzt seit drei Jahren erfolgreich die Systemlösung CONTENTSERV ein. Dieses modular aufgebaute System deckt sämtliche Bereiche des Enterprise Marketing ab. Für Caritas Schweiz werden primär die zwei Module Vorlagenmanagement und Mediendatenbank in einem massgeschneiderten Web2Marketing-System kombiniert.

Mit dem Web2Marketing-System ergeben sich für Caritas Schweiz folgende Vorteile:

Für die Nutzung des Systems benötigen die Benutzer nur einen Webbrowser. Auf den Client-Rechnern wird keine weitere Software benötigt. Dadurch ist ein Zugriff von jedem am Internet angeschlossenen PC möglich.

Dokumentvorlagen können gezielt einzelnen Benutzern oder Benutzergruppen als Vorlage zur Verfügung gestellt werden. Jeder Benutzer sieht dadurch nur diejenigen Vorlagen, die für ihn freigegeben sind, und kann davon eigene Versionen mit eigenem Inhalt erstellen.

Die Grafiker von Caritas Schweiz erstellen selbstständig die Dokumentvorlagen in der führenden Layout-Software Adobe InDesign und laden diese in das Web2Marketing-System hoch. Anschliessend konfigurieren sie diese Vorlagen, indem jedem einzelnen Bild- und Textelement Regeln hinterlegt werden. Damit wird festgelegt, welche Elemente vom Benutzer verändert werden können und welche nicht.

Jeder Benutzer hat jederzeit die Übersicht über seine eigenen Dokumente. Die Administratoren haben die Übersicht über alle Dokumente.

Über die integrierte Änderungsnachverfolgung lässt sich die Entstehung des Dokuments nachvollziehen und zu einer vorhergehenden Version zurückkehren.

In der integrierten Mediendatenbank können die Administratoren den Benutzern qualitativ hochwertiges Bildmaterial zur Verwendung in deren Dokumenten zur Verfügung stellen. Die einzelnen Benutzer haben zudem die Möglichkeit, eigenes zum Beispiel vor Ort erstelltes Bildmaterial in die Mediendatenbank hochzuladen.

Über kundenspezifisch definierte Workflows werden die Status von Bildern und Dokumenten sowie automatisierbare Aktionen – zum Beispiel Benachrichtigungen – konfiguriert. 

Stämpfli betreibt das System für Caritas Schweiz im ASP-Modell. In diesem Mietmodell kümmert sich Stämpfli um den Betrieb, die Datensicherung und den Unterhalt. Ein weiterer Vorteil dieses Modells für den Kunden sind die niedrigen Initialkosten und die klar kalkulierbaren laufenden Kosten. 

Caritas Schweiz hilft Menschen in Not im Inland und weltweit in über 40 Ländern. Gemeinsam mit dem Netz der regionalen Caritas-Organisationen setzt sich Caritas Schweiz konkret ein, wo Menschen in der reichen Schweiz von Armut betroffen sind: Familien, Alleinerziehende, Arbeitslose, Working Poor. Caritas vermittelt Freiwilligeneinsätze und betreut Asyl-suchende sowie Flüchtlinge. Weltweit leistet Caritas Not- und Wiederaufbauhilfe bei Katastrophen. Ihre Entwicklungszusammenarbeit versteht sie als Hilfe zur Selbsthilfe in Bereichen wie Ernährungssicherheit, Wasser, Ökologie, Menschenrechte sowie Bildung für Kinder und Erwachsene. «Mit starken Partnerschaften gegen die Armut», so lautet das oberste strategische Ziel der Caritas Schweiz. Sie finanziert sich zu 70 Prozent durch Spenden und private Beiträge.