World Café

Jedes World Café beginnt mit einer aktuellen Schlüsselfrage, die das Unternehmen beschäftigt. Diese Frage soll durch die Erfahrungen, das Wissen und die Meinungen einer ausgewählten Gruppe weiterentwickelt werden. Die Gruppe kann intern, extern oder gemischt zusammengesetzt sein. Die Themen reichen von Innovations- und Strategiefragen bis hin zu Bildungs- und Wissensförderung. Im Stämpfli Verlag haben wir so zum Beispiel bereits Kundenbedürfnisse mit einer Gruppe von Studierenden ermittelt und dadurch unsere Ausrichtung geschärft oder mit verschiedenen Teams an der Optimierung interner Prozesse gearbeitet. Zu Beginn des World Café werden die Schlüsselfrage, der Ablauf und das Ziel erklärt, um alle Teilnehmenden auf die Gruppendiskussionen einzustimmen.

Für die Gruppendiskussionen werden Unterfragen zur Schlüsselfrage ausgearbeitet. Ihre Auswahl und ihre Formulierung sind ausschlaggebend für den Erfolg des World Café. Die Fragen müssen Interesse wecken, klar und offen formuliert sein und vor allem einen lebendigen Dialog fördern. Sie sollen die Teilnehmenden zum Nachdenken anregen und sie einladen, Gedanken zu teilen und weiterzuentwickeln. Im Stämpfli Verlag passen wir die Unterfragen je nach Schlüsselfrage an. Bei der Erhebung von Kundenbedürfnissen waren sie enger miteinander verknüpft und beleuchteten verschiedene Perspektiven wie digitale und analoge Nutzung. Bei einem kreativen Brainstorming zu internen Prozessen hingegen waren die Fragen freier und unabhängiger voneinander.

Nach den einleitenden Worten finden an verschiedenen Gesprächstischen kleine Gruppen (ca. fünf Personen) zusammen. Pro Unterfrage gibt es einen Tisch und eine Person, die das Gespräch moderiert, bei Bedarf ins Thema einführt und die Diskussion sowie den Ideenaustausch aktiviert. Die Teilnehmenden diskutieren, notieren ihre Gedanken und können durch ihre Beiträge die Leitfrage weiterentwickeln. Im Stämpfli Verlag setzen wir auf eine kreative, informelle Atmosphäre: Whiteboards, Post-its und Papiertischdecken helfen, Ideen direkt festzuhalten. An manchen Tischen tragen Snacks und Getränke zu einer entspannten Stimmung bei und fördern den kreativen Austausch.

Nach 10 bis 20 Minuten wechseln die Teilnehmenden die Tische. Zu Beginn haben sie einen Zettel mit zufällig angeordneten Tischnummern erhalten, denen sie bei jedem Wechsel folgen. Dies stellt sicher, dass sich jeweils neue abwechslungsreiche Gruppenkonstellationen bilden. In jeder neuen Runde können die Moderierenden Inputs aus anderen Gruppen einfliessen lassen und die Teilnehmenden auf den Ideen der vorherigen Gruppen aufbauen.

Wenn alle Teilnehmenden an allen Tischen waren, endet das World Café. Die Moderierenden fassen die neuen Ideen, die wichtigsten Erkenntnisse und überraschende Entdeckungen zusammen und präsentieren sie im Plenum. Im Stämpfli Verlag geschieht dies oft in Form von kurzen Vorträgen oder einem Gallery Walk entlang der Gesprächstische.

Die im Workshop entstandene Dynamik muss nun in den Alltag überführt werden. Es gilt, Verantwortlichkeiten zu klären, Ideen zu bewerten und die Umsetzung zu planen. Diese Aufgabe sollte nicht nur beim Management liegen. Menschen fühlen sich in Veränderungsprozessen stärker verpflichtet und motiviert, wenn sie in die Entscheidungsfindung eingebunden und Teil der Entwicklung sind. Daher ist es entscheidend, die im World Café geschaffene Mitverantwortung durch die fortlaufende Einbindung der Teilnehmenden weiterzutragen und zu nutzen. So wird das World Café nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für die Beteiligten zu einem echten Erfolgserlebnis.