«Der schönste Arbeitsplatz im ganzen Haus»

19.03.2010
01/2010
  • Unternehmen

Ein rund 220 m² grosser, hoher und heller Raum. Parkett, Beton und Glas die bestimmenden architektonischen Elemente. Die Einrichtung schlicht und modern. Bilder zeitgenössischer Künstler an der Wand. – Wer glaubt, hier werde ein Wohnzimmer einer luxuriösen Villa beschrieben, irrt. Die Rede ist von unserem Eingangs- und Empfangsbereich.

«Sie haben das schönste Arbeitszimmer im ganzen Betrieb!», ist denn auch eine oft gehörte Äusserung von Kundinnen und Kunden. Ruth Leuenberger, seit zehn Jahren am Empfang, kann nur beipflichten: «Ich bin privilegiert, in einer so wunderschönen Empfangshalle zu arbeiten. Jeden Morgen betrachte ich das Bild von Alois Lichtsteiner und schöpfe daraus Kraft.» Zusammen mit Stéphanie Burkhard-Mermoz bildet sie das Empfangsteam bei Stämpfli.

Klassische Empfangsaufgaben

Wer die beiden Eingangstüren passiert hat, wird freundlich empfangen. «Ein Lächeln zur Begrüssung kostet nichts und gehört einfach dazu, denn der erste Eindruck zählt», sind beide Frauen überzeugt. Eine Besuchertafel zeigt alle Kunden an, die sich derzeit im Haus aufhalten. Etwas, das sehr geschätzt werde, so Stéphanie Burkhard-Mermoz: «Einmal kam ein Mann herein und sah seinen Namen auf dem Bildschirm. Er war dermassen begeistert, dass er sogar ein Foto davon gemacht hat.»

Gäste empfangen und Telefonieren sind die Hauptaufgaben am Empfang und nehmen die meiste Zeit in Anspruch. «Läutet das Telefon, heisst es zuhören und herausfiltern, was der Kunde wirklich will. Ziel ist, ihn direkt mit der richtigen Stelle zu verbinden», erklärt Ruth Leuenberger. Für die Arbeit am Empfang sei es deshalb unerlässlich, die Organisation, die Verantwortlichen, ja sämtliche Mitarbeitenden zu kennen. «Man braucht schon ein gutes Namensgedächtnis bei über 300 Mitarbeitenden. Da man die meisten aber täglich sieht, wenn sie am Empfang vorübergehen, kann man sich die Gesichter und Namen relativ gut einprägen. Gute Dienste hierbei leistet auch unsere Mitarbeitendenbroschüre.»

Obwohl Stéphanie Burkhard-Mermoz erst seit einem Jahr am Empfang ist, kennt auch sie den Betrieb bestens, da sie vorher über zehn Jahre in der Personalabteilung arbeitete. «Ich wollte reduzieren, um mehr Zeit mit meinen beiden Kindern zu verbringen. Als die 30-Prozent-Stelle am Empfang frei wurde, habe ich die Chance gepackt.»

Sekretariatsarbeiten

Neben den klassischen Aufgaben erledigen Ruth Leuenberger und Stéphanie Burkhard-Mermoz ganz viele verschiedene Arbeiten: Sie bearbeiten alle Mails, die über info@staempfli.com hereinkommen, und leiten z.B. Offertanfragen, Bücherbestellungen oder Adressänderungen von Abonnenten weiter. Sie koordinieren die Reservation der Sitzungszimmer, vermieten die Tagesparkplätze, verwalten die zwei Firmen-GA und besorgen die Onlinetickets. Sie verteilen und koordinieren die Billette für Museen und Stadttheater. Sie stellen Berichte der Geschäftsleitung und Personalabteilung, aber auch den Menüplan ins Intranet. Und, und, und. Alle diese Aufgaben laufen nebenher. Besucher empfangen und Telefon abnehmen haben Vorrang. «Wenn du eine Arbeit ungestört von A bis Z durchführen willst, dann bist du beim Empfang am falschen Ort», meint Stéphanie Burkhard-Mermoz.

Beide schätzen, dass sie täglich neue Menschen kennenlernen und mit den Mitarbeitenden einen kleinen Schwatz halten können. Oder sich in einer ruhigen Minute zurückzulehnen und einfach den Ausblick auf Felder und Wald zu geniessen – fast wie zu Hause.