Smith & Nephew: Produktkommuni­­ka­tion mit Eyebase

In der Schweiz hat Smith & Nephew zwei Standorte und beschäftigt rund 400 Mitarbeitende. In Baar befindet sich das europäische Headoffice für Orthopädie und Endoskopie und am Produktionsstandort in Aarau werden hochwertige Gelenkprothesen hergestellt. Daneben ist auch ein Teil der Entwicklung und Forschung in Aarau angesiedelt.

Die Marketingabteilung ist zuständig für die gesamte Produktkommunikation. Diese umfasst auch die Entwicklung und den Vertrieb von unterschiedlichsten Print­produkten wie Produktinforma­tionen, Flyern, Promotions- und Werbeartikeln usw. Die Aktualisierung und Verteilung der Kommunikationsmittel in den über 35 Ländern in fünf verschiedenen Sprachen ist eine echte Herausforderung und nur mit einer entsprechenden Produktionsstrategie möglich. Dazu braucht es einen Partner, der auf die Wünsche von Smith & Nephew eingehen kann, flexibel und auch innovativ genug ist, um die Prozesse laufend zu überprüfen und Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten.

Smith & Nephew suchte im Jahr 2010 einen Partner und hatte folgende Erwartungen: höchste und konstante digitale Druckqualität, durchgängige Qualitätskontrolle für Druck und Druckvorstufe, Systeme, die rund um die Uhr verfügbar sind, fachkundige Betreuung sowie kompetente Beratung für Verbesserungen und Weiterentwicklungen. Das Unternehmen entschied sich schliesslich für die Stämpfli Publikationen AG und unterstrich mit einem Vierjahresvertrag den Willen zu einer lang­fristigen Zusammenarbeit. Seit Januar 2011 erbringt die Stämpfli Publikationen AG eine umfangreiche Palette von Dienstleis­tungen für Smith & Nephew.

Das Kernsystem der ganzen Publikationsverteilung bildet ein Publishing-on-Demand-Shop auf Basis von Eyebase, einem Digital-Asset-Management-System, mit dem digitale Inhalte wie Grafiken, Videos, Musikdateien oder Texte einfach, bequem und webbasiert verwaltet werden können. Im POD-Shop befinden sich sämtliche aktuellen Kommunikationsmittel wie Flyer, Operationstechniken oder Produktinformationen sowie Marketingartikel wie CDs, Kugelschreiber, Krawatten, Schreibblöcke, Geschenkartikel usw.

Die Flyer und Informationsbroschüren können in Kleinstmengen (z.B. zehn Stück) bestellt werden. Unsere POD-Abteilung ist dafür besorgt, dass diese Mengen innerhalb von zwei Tagen nach Bestellungseingang in der erwarteten Qualität auf einer Kodak Nexpress produziert und versendet werden.

Eine Bestellung kann zwei Arten von Artikeln umfassen: Artikel aus dem Lager und Artikel, die «on demand» produziert werden müssen. Sie lösen unterschiedliche Prozesse aus. Deshalb unterscheidet das Shopsystem die beiden Varianten entsprechend. Am Schluss der Prozesse fliessen die beiden Artikelarten wieder zusammen und werden in einem Paket an den Auftraggeber verschickt.

Das Shop-System kennt zwei unterschiedliche Währungen: Schweizer Franken und Euro. Der Preis der Artikel muss allerdings nur in einer Währung eingegeben werden. Die andere Währung wird automatisch errechnet. Da die Bestellungen nicht nur in europäische Länder, sondern auch nach Übersee verschickt werden, ist ein entsprechendes Portoverrechnungs­system im Shop hinterlegt. Das System berechnet aufgrund der hinterlegten Artikeldaten das Gesamtgewicht einer Bestellung und ermittelt auf dieser Basis die Versandkosten für das jeweilige Land. Unser Logis­tikpartner ist dann dafür besorgt, dass die Bestellung innerhalb der vereinbarten Fristen zum Besteller gelangt. Die Ländervertretungen von Smith & Nephew können aber auch über den Shop das gewünschte Dokument im PDF-Format herunterladen und auf ihrem Laser­drucker selber produzieren.

In Zusammenarbeit mit den Marketingverantwortlichen von Smith & Nephew setzen unsere Spezialisten in der Medienvorstufe ein neues Produkt auf dem Redak­tionssystem Stämpfli EditorBox auf, sodass das Marketingteam in Aarau das Wording direkt im Layout anpassen kann. Das Problem der verschiedenen Versionen, die vorher im Umlauf waren, ist gelöst. Mit der Stämpfli EditorBox gibt es immer nur eine Version, und diese ist jederzeit für das Projektteam zugänglich. Die Rückverfolgbarkeit der Anpassungen ist jederzeit gewährleistet, da das Redaktionssys­tem mit Versionierungen arbeitet.

Für die Verteilung der Bilder steht die Bilddatenbank von Eyebase zur Verfügung. Das Handling ist gleich wie im POD-Shop, und so können Synergien der beiden Sys­teme genutzt werden. Alle wichtigen Produktinformationsbilder werden auf diese Weise den Ländergesellschaften zugänglich gemacht. Die Bilddaten stehen in drei verschiedenen Auflösungen inklusive Originaldatei zum Herunterladen zur Verfügung.

Die Umsetzung der heutigen Lösung erfolgte in relativ kurzer Zeit Ende 2010. Obwohl der Terminplan eng war, ging die Einführung problemlos über die Bühne, nicht zuletzt dank der unkomplizierten und partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit allen Involvierten. Heute verfügt Smith & Nephew über eine Lösung, die das Marketing in optimaler Weise unterstützt.