Verkaufsinnendienst

19.09.2008
03/2008
  • Porträt

An diesem Mittwochmorgen liegt ein Druckbogen auf Roberto Brunos Pult. Üblicherweise wird die Zeitschrift in der Nacht gedruckt und am Tag ausgerüstet und spediert. Am Folgetag halten die Abonnenten das druckfrische Erzeugnis in ihren Händen. Heute ist es anders. Es gibt noch eine Korrektur, und die Zeit drängt. Roberto Bruno klärt den Fehler ab. Dann gehts in die Druckvorstufe, die Seite wird neu belichtet, und weiter zum Druck. Wegen der Verzögerung werden andere Druckaufträge vorgezogen. Roberto Bruno weiss: Je länger diese Aufträge laufen, desto kürzer ist die Zeit für seinen Auftrag. Schliesslich kann er aufatmen: Die Zeitschrift wird termingerecht ausgeliefert.

Zum Glück beginnt nicht jeder Tag eines Verkaufsinnendienstmitarbeiters so hektisch. Normalerweise überprüft Roberto Bruno als Ers-tes am Morgen die Termine, die an diesem Tag anfallen. «Ich schaue, ob alles geklappt hat: Sind alle Daten eingegangen? Gibt es Verspätungen?»

Terminüberwacher

Die Termine zu überwachen und dafür zu sorgen, dass sie eingehalten werden, hat Vorrang. «Wir sind zuständig, bis der Auftrag in die Produktion geht: Wir müssen alles bis zum Gut zum Druck überprüfen. Danach geben wir die Aufträge frei für die Produktion und geben Auflage, Beilage, Versandart, Papier, Farbigkeit oder auch die Anzahl Adressen bekannt.»

Koordinator

Roberto Bruno arbeitet eng mit der Druckvorstufe zusammen. Er gibt die Daten – Texte, Bilder oder Inserate – an die Druckvorstufe weiter und erhält die Abzüge zurück. Anschliessend holt er beim Kunden das Gut zum Druck ein.

Offertwesen

Auch mit dem Aussendienst findet ein intensiver Austausch statt. Roberto Bruno erhält die nötigen Informationen, um eine Offerte auszuarbeiten. Ist etwas unklar oder technisch nicht machbar, klärt er dies direkt mit den Kunden ab.

Kundenkontakt

Der persönliche Kundenkontakt ist äusserst wichtig: «Bei einem Auftrag gehe ich mit dem Aussendienst zum Kunden, oder der Kunde besucht uns bei Stämpfli. Wir können uns persönlich kennenlernen. Der Kunde weiss, mit wem er es auf der anderen Seite der Leitung zu tun hat.»

Führungen

Bei solchen Gelegenheiten führt Roberto Bruno seine Kunden auch durch den ganzen Betrieb. «Ein Redaktor beispielsweise kennt die Druckvorstufe oder das Korrektorat, weiss aber nicht, wie die schwere Technik funktioniert. Ich zeige ihm die Arbeitsabläufe: von der Vorstufe über das Ausschiessen, Plattenbelichtung, Druck, Falz, Ausrüstung bis zum Versand.»

Abrechnen

Zu den Aufgaben des Verkaufsinnendienstes gehört auch, die Produktionskosten von Druckvorstufe, Produktion und Versand zusammenzustellen und zu schauen, ob die Offerte mit den tatsächlichen Kosten übereinstimmt. «Es gibt aber auch Faktoren, die man vorher einfach nicht berücksichtigen kann. Wenn zum Beispiel das Papier schlecht in der Maschine läuft, wirkt sich dies auf die Kos-ten aus. Beim Abschluss sehe ich, was wo gut oder schlecht gelaufen ist. Bei gravierenden Fällen muss ich einschreiten und eine Meldung machen.»

Voraussetzungen

«Für diese Stelle braucht es Branchenkenntnis, Flexibilität und eine gewisse Ruhe. Gerade in stressigen Situationen muss man den Überblick behalten.» Ersteres hat sich Roberto Bruno in einer zweijährigen, berufsbegleitenden Ausbildung zum GIB Druckkaufmann angeeignet. Jeweils samstags hat er die Schulbank gedrückt.

Reklamationen

Roberto Bruno ist auch Ansprechperson, wenn Kunden etwas zu beanstanden haben. Zu Beginn musste er erst lernen, damit professionell umzugehen und die Kritik nicht persönlich zu nehmen. «Beim ersten Anruf sind die Kunden meist auf 180. Ich höre zu, entschuldige mich und frage nach. Danach muss ich zuerst abklären, wo der Fehler passiert ist. Beim zweiten Telefongespräch sieht die Welt für den Kunden schon besser aus. Der Kunde ist enttäuscht, weil er das Produkt nicht so erhalten hat, wie er sich dies gewünscht hätte. Dies ist verständlich. Bei wöchentlich erscheinenden Zeitschriften haben wir die Chance, es beim nächsten Mal besser zu machen. Bei einmaligen Produktionen müssen wir andere Lösungen finden – im schlimmsten Fall neu drucken. Hier muss man mit viel Fingerspitzengefühl herausfinden, wie man den Kunden zufriedenstellen kann.»

Aber auch die positiven Rückmeldungen der Kunden nimmt Roberto Bruno entgegen und gibt sie an die Mitarbeitenden weiter, die zum guten Ergebnis beigetragen haben. «Besonders schöne Momente sind es, wenn anstatt eines fehlerhaften Druckbogens eine neue Zeitschrift auf meinem Pult liegt und alles reibungslos geklappt hat: Die Zeitschrift ist gut produziert, sauber ausgerüstet und im Termin hergestellt.»