Das Online-Bestelltool und der Koordinationspunkt

20.06.2007
02/2007
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Es war für hotelleriesuisse kein einfacher Entscheid, den eigenen Copy Shop aufzugeben und alle bisher intern verfügbaren Leistungen rund um den Druck in fremde Hände zu geben. Die langjährige, bewährte Zusammenarbeit war einer der Gründe, diesen Schritt schliesslich mit Stämpfli zu planen und umzusetzen.

Für Walter Rohner als verantwortlichen Projektleiter hat sich

das Online-Bestelltool,

das Stämpfli On Demand gemeinsam mit der Stämpfli all media AG entwickelt hat, seit der Einführung im Dezember letzten Jahres bestens bewährt.

10 bis 15 Personen bei hotelleriesuisse benötigen laufend Drucksachen unterschiedlicher Art. Sie erteilen seither ihre Digitaldruckaufträge direkt via Internet.

Das Tool basiert auf diversen Bestellblöcken und -formularen, die ursprünglich in der Zusammenarbeit mit dem eigenen Copy Shop im Einsatz waren. Den Sachbearbeiterinnen steht neu ein einfaches browsergestütztes Werkzeug zur Verfügung, das die Bestellung und Datenübermittlung rationalisiert und beschleunigt.

Auf insgesamt vier übersichtlichen Bildschirmmasken können alle technischen Angaben aus­gewählt werden. Die Benutzer­führung stellt sicher, dass keine wichtigen Informationen vergessen gehen. Was nicht gefordert ist – und was das Tool demzufolge nicht kann –, ist kalkulieren und produktionstechnische Plausibilitäten prüfen. Anhand von vorgängig festgelegten Preislisten, die jährlich von hotelleriesuisse und Stämpfli gemeinsam überprüft werden, ist ersichtlich, wie viel der einzelne Druckauftrag kosten wird.

Mittlerweile befindet sich bei hotelleriesuisse bereits die zweite, weiterentwickelte Version im Einsatz. Damit wird vor allem die Papierwahl einfacher, indem die Sachbearbeiterinnen zuerst das gewünschte Grammgewicht anwählen können und dann nur noch die in dieser Grammatur vorhandenen Papierfarben angezeigt erhalten.

Der Koordinationspunkt

Auch für Theodor Lüthi als Koordinator bei hotelleriesuisse steht nach anfänglicher Skepsis nun der Nutzen der Software im Vordergrund. «Die beste Software kann den persönlichen Kontakt allerdings nicht ersetzen. In vielen Fällen ist das Gespräch für ein einwandfreies Resultat entscheidend. Deshalb haben wir bei uns einen Koordinationspunkt eingerichtet, bei dem der Stämpfli-Kurier zweimal täglich fertige Aufträge abliefert sowie neue Vorlagen und wichtige Hinweise dazu entgegennimmt. Auch den telefonischen Draht zur Sachbearbeiterin bei Stämpfli nutzen wir regelmässig», erläutert er im Gespräch.

Durch gegenseitiges Kennenlernen, Besuche in den Betrieben, Erfahrungsaustausch und Schulungen ist eine Vertrauensbasis entstanden, die für den weiteren Einsatz des Online-Bestelltools viel verspricht.